Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die interne Anwendung „Mandatspipeline“ der Kanzlei. Sie informiert darüber, welche personenbezogenen Daten in der Anwendung verarbeitet werden und welche Rechte Betroffene haben. Für die öffentliche Internetseite der Kanzlei gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung in dieser Anwendung ist:

G&B Steuerberatung digital Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG
Lohmannstraße 31
56626 Andernach
Telefon: +49 2632 9673200
E-Mail: info@gbs-digital.de

Vertreten wird die Gesellschaft durch die persönlich haftende Gesellschafterin G&B Verwaltungs GmbH, diese wiederum durch die Geschäftsführer Danuta Bucior und Tobias Giesen (Steuerberater).

Datenschutzbeauftragter:

Christian Sarichi
Telefon: +49 2632 989031
E-Mail: c.sarici@fibudata.net

2. Zweck und Umfang der Verarbeitung

Die Anwendung unterstützt die Kanzlei bei der Anbahnung neuer Mandate und bei der Auswertung ihrer Werbung. Verarbeitet werden folgende Daten:

• Interessenten: Firma, Ansprechpartner, Gewerk, Telefon, E-Mail, Mitarbeiterzahl, Umsatzklasse, erwartetes Honorar, Herkunftskampagne, Gesprächstermine, Kontaktversuche mit Datum, Kanal und Ergebnis, Notizen, Onboarding-Status, Einwilligung und Löschdatum.
• Kampagnen-Kennzahlen: Klicks und Kosten der Werbekampagnen. Diese Angaben enthalten keine personenbezogenen Daten.
• Benutzerkonten der Mitarbeitenden: Name, Anmeldename bzw. E-Mail-Adresse, Rolle, Kennung des Microsoft-Kontos und Zeitpunkte der Anmeldung.
• Änderungsprotokoll: Aufzeichnung, welche Person wann welche Angaben angelegt, geändert oder gelöscht hat.
• Technische Protokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt und Browser beim Zugriff, zur Fehlersuche und zur Sicherheit der Systeme.

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der Interessenten sowie Erfüllung des Vertrags mit Mandanten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse der Kanzlei an einer geordneten Mandatsanbahnung, an der Auswertung ihrer Werbung und an der Sicherheit ihrer Systeme.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit sie im jeweiligen Datensatz dokumentiert ist.
• § 26 BDSG: Verarbeitung von Beschäftigtendaten, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (Benutzerkonten, Änderungsprotokoll, technische Protokolle).

4. Herkunft der Daten

Die Daten über Interessenten stammen unmittelbar von diesen selbst, etwa aus einer Terminbuchung, einem Gespräch oder einer Anfrage, die über eine Werbekampagne der Kanzlei eingegangen ist. Die Daten der Mitarbeitenden stammen aus der Einrichtung des Benutzerkontos und aus der Anmeldung.

5. Empfänger der Daten

• Mitarbeitende der Kanzlei: Zugriff haben nur Personen mit eigenem Benutzerkonto, und zwar je nach ihrer Rolle nur im erforderlichen Umfang.
• IT-Dienstleister: Die von der Kanzlei beauftragte IT wartet die Anwendung und den Server. Sie handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: Bei der Anmeldung mit Microsoft 365 (Entra ID) werden ausschließlich Anmeldename, Name und Konto-Kennung der Mitarbeitenden verarbeitet. Daten von Interessenten oder Mandanten werden nicht an Microsoft übermittelt. Grundlage ist der im Microsoft-365-Vertrag der Kanzlei enthaltene Auftragsverarbeitungsvertrag; für eine etwaige Übermittlung in Drittländer gelten Standardvertragsklauseln.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

6. Hosting

Die Anwendung läuft auf einem eigenen Server der Kanzlei in Deutschland. Die Verbindung ist durch TLS verschlüsselt. Der Zugriff ist nur aus dem Netz der Kanzlei oder über eine VPN-Verbindung möglich.

7. Cookies und lokaler Speicher

Die Anwendung setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungscookie (mp_sid). Es ist als HttpOnly gekennzeichnet und läuft nach der Abmeldung ab, spätestens jedoch nach 10 Stunden. Analyse- oder Werbecookies sowie Tracking-Dienste werden nicht eingesetzt, externe Schriften und Inhalte von Drittanbietern nicht geladen.

Da das Cookie für den Betrieb des angeforderten Dienstes unbedingt erforderlich ist, bedarf es keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Der lokale Speicher des Browsers dient allein dazu, die zuletzt gewählte Ansicht zu merken.

8. Speicherdauer

• Interessenten ohne Mandat: Löschung nach dem hinterlegten Löschdatum, spätestens 180 Tage nach der Einstufung als „nicht qualifiziert“. Die Anwendung kennzeichnet fällige Löschungen.
• Mandanten: für die Dauer des Mandats; danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB, § 66 StBerG).
• Änderungsprotokoll: 3 Jahre.
• Technische Protokolle: 90 Tage.
• Benutzerkonten: bis zum Ausscheiden der Mitarbeitenden.

9. Rechte der Betroffenen

Betroffene haben gegenüber der Kanzlei folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten. Für Auskunftsersuchen bietet die Anwendung je Interessent eine Auskunftsfunktion, die alle gespeicherten Daten als Export bereitstellt.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

10. Sicherheit

Die Kanzlei schützt die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem:

• Anmeldung mit Zwei-Faktor-Verfahren
• Rollen und Rechte, die den Zugriff auf das jeweils Erforderliche beschränken
• Verschlüsselte Übertragung (TLS)
• Protokollierung von Änderungen und Anmeldungen
• Tägliche Sicherungen der Datenbank
• Zugriff nur aus dem Netz der Kanzlei

11. Änderungen dieser Erklärung

Die Kanzlei passt diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: 16.10.2026